De WCL  is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens.
Bij de WCL is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via westcoastlizards@gmail.com
Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of het dagelijks bestuur van de WCL  kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van het KBF.

Verwerkingsdoeleinden

Bij de WCL verwerken wij persoonsgegevens omwille van de volgende doelen:

• ledenrekrutering
• organiseren en deelname aan activiteiten voor leden en niet-leden
• ledenadministratie
• ledenbegeleiding
• behalen sportieve doelstellingen
• public relations

Verwerkte gebruikersgegevens

Bij De WCL is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, telefoonnummer, geslacht, KBF-nummer, voorrang- en indicatorfactoren);
  • contactdoeleinden
• persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
  • administratieve doeleinden
• elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten);
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email)
  • contactdoeleinden
• evaluatiegegevens (met i.h.b. activiteiten, examenmomenten KVB’s of andere)
  • examens en geschiktheid klimmen
• gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
  • examens en geschiktheid klimmen
• opleiding en vorming (met i.h.b. vorige behaalde attesten, gevolgde richtingen, getuigschriften en klimdiploma’s);
  • examens en geschiktheid klimmen
• afbeeldingen (die niet administratief gebruikt worden);
  • promotie, sociale media en website

Verwerkte contextgegevens

Om lid te zijn bij de WCL, te begeleiden en op te volgen bij De WCL is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• elementaire identificatiegegevens;
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
• financiële bijzonderheden (met i.h.b. betalingen).

Ontvangers

• Het KBF is ontvanger – beheerder van de indentificatiegegevens van de KBF-leden en de leden van De WCL.
• Derden kunnen enkel mits toestemming van de leden toegang krijgen tot een deel van de gegevens van leden, dit beperkt tot de strikt noodzakelijke inschrijvingsgegevens. Cfr. promoties Ice Mountain, externe activiteiten,…

Verwerkers

Binnen de WCL-werking worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

• Twizzit ledenplatform
• Website KBF
• Google (interne database)

Voorwaarden

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen. We houden alle gegevens 5 jaar na uitschrijving bij (cfr. Vlaams Archiefdecreet). Na deze 5 jaar worden alle gegevens vernietigt.
Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

De 'West Coast Lizards climbing team' zet zich in voor de veiligheid van alle clubleden, dit ook op het gebied van lichamelijke en seksuele integriteit.

We verbinden ons ertoe om deze veiligheid maximaal te installeren doorheen onze werking om ervoor te zorgen dat alle leden van de WCL zich in een veilige clubomgeving kunnen ontplooien.

Van onze leden verwachten we respect naar andere leden toe met extra aandacht voor de psychologische en lichamelijke integriteit van elk ander clublid of betrokkene bij de WCL.

Binnen de WCL is er een aanspreekpunt integriteit (API) aangesteld. Een API is er in onze sportorganisatie om ervoor zorg te dragen dat (jonge) sporters, hun context, begeleiders of andere betrokkenen iemand hebben waarbij ze terecht kunnen met een vraag, een vermoeden of klacht over (seksueel) grensoverschrijdend gedrag of lichamelijke en seksuele integriteit.

De API is binnen de WCL het aanspreekpunt dat:

• Luistert naar het verhaal van de melder of vraagsteller, zonder zich inhoudelijk in de zaak te verdiepen of aan waarheidsvinding te doen.
• De API vormt zich een beeld van de situatie en probeert in te schatten welke stappen verder noodzakelijk zijn, bespreekt doorverwijzingen of verleent advies over mogelijke stappen.
• De API informeert over afspraken, procedures of reglementen die binnen de WCL bestaan.
• De API registreert op een correcte manier en maakt een schriftelijke weerslag van vragen en incidenten.

Ina Stekelorum neemt de rol van API op binnen de WCL werking. Zij treedt onafhankelijk op van het bestuur en zal in alle openheid en vertrouwen jouw vraag ontvangen, bespreken, evalueren en nagaan welke stappen er verder ondernomen moeten worden.

We werken met het vlaggensysteem van SENSOA. Seksueel gedrag wordt ingeschaald en stelt ons in staat om gepast te reageren. Aan de hand van 6 criteria kan je seksueel gedrag indelen in 4 categorieën, aangeduid met verschillende kleuren vlaggen. Bij elk type gedrag krijg je een aangepaste reactie – gevraagde opvolging door de API’s.

West Coast Lizards is sinds 2019 gestart met een jeugdwerking dat inmiddels is uitgegroeid tot twee reeksen op vrijdag tussen 17u en 20u, gespreid over 26 lesmomenten over het volledige jaar van januari tot en met december voor de leeftijdscategorie van 8 tem 14 jaar.  De kinderen leren zelfstandig klimmen waarbij veiligheid primeert met een gezonde mix van theorie, sport en spel.

Als club vinden we ethiek in de jeugdsport belangrijk en hebben daarom ook de Panathlonverklaring voor ethiek in de jeugdsport ondertekenend en aanvaard, om ze alsook als leidraad te gebruiken voor de jeugdpolitiek van onze organisatie. We verbinden ons ertoe alles in het werk te stellen om de verklaring in de praktijk toe te passen in het belang van de sportende jeugd.

Verder onderschrijven en verbinden we ons als club ertoe om de gedragscodes voor bestuurders, sportbegeleiders, sporters, ouders en supporters zoals beschreven in het Jeugdcharter op te volgen. Als sportorganisatie dragen we de gedragscodes die rond kernwaarden zoals respect, integriteit, loyauteit, discretie en fair play hoog in het vaandel, zoals beschreven in het jeugdcharter opgesteld door de Klim- en bergsportfederatie.

Klik hier voor meer info of vragen rond onze jeugdwerking.